AkuWinOffice 4.10

Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.09.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016.

Ab dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Gem. Nichtbeanstandungsregelung vom 06.11.2019 beanstandet das Bundesfinanzministerium (BMF) es nicht, wenn diese Ausstattung bis zum 30. September 2020 noch nicht erfolgt ist.

Jedes Kassensystem muss beim Bundesfinanzministerium (BMF) gemeldet werden. Seit dem 01.01.2025 können Sie die Meldung über ELSTER (https://elster.de) durchführen. Hierfür benötigen Sie allerdings ein entsprechendes Konto. Ggf. kann Ihr Steuerberater die Meldung auch für Sie durchführen.
 

Die Meldung muss pro Filiale erfolgen.

 
Welche Informationen beinhaltet die Meldung beim Finanzamt?

Angaben zur Betriebsstätte:

1.Bezeichnung der Betriebsstätte: Mandant Name 1 (Ihre Firmierung)

2.Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAs): 1

3.Außerbetriebnahme Betriebsstätte: Datum der offiziellen Aufgabe des Betriebs (nur wenn Sie die TSE abmelden wollen)

4.Komplette Adresse der Betriebsstätte: Die Adressdaten des betreffenden Mandanten

Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (eAs):

1.Art des elektronischen Aufzeichnungssystems (eAs): Computergestützte/PC-Kassensysteme

2.Software des eAs: AkuWin Office

3.Software-Version des eAs: Versionsnummer des AkuWinClient (z.B. 4.10.70)

4.Seriennummer des eAs / Software: Seriennummer der Kasse des Mandanten

5.Hersteller des eAs: opta data focus GmbH

6.Modell des eAs: Client

7.Anschaffung des eAs: Datum, wann Sie AkuWinOffice gekauft haben.

8.Inbetriebnahme des eAs: Datum, wann Sie die Barkasse in Betrieb genommen haben (Datum der ersten regulären Kassenbuchung).

9.Außerbetriebnahme des eAs: Datum, wann Sie AkuWinOffice nicht mehr für die Barkasse verwendet haben. (Datum des letzten Kassenabschlusses).

10.Grund der Außerbetriebnahme des eAs: z.B. Geschäftsaufgabe oder Wechsel auf eine andere Software.

Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE):

1.Seriennummer der TSE:  Die Seriennummer wird derzeit nur im Diagnose-Protokoll der TSE aufgeführt. Drücken Sie dazu im Bildschirmbereich TSE-Verbindungsstatus im Dialog Kasse bearbeiten auf den Button Diagnose:
 

 

2.BSI-Zertifizierungs-ID: Es wird die komplette ID benötigt, die folgenden Aufbau hat BSI-K-TR-xxxx-xxxx.

oDer erste Teil der Zertifikat-ID steht idR. auf dem TSE-USB-Stick im Format TRxxxx (aber nicht TR03153!).

oWenn die Nr. nicht auf dem TSE-Stick steht, können Sie den ersten Teil der Zertifikat-ID über die Diagnose-Funktion herausfinden. Drücken Sie dazu im Bildschirmbereich TSE-Verbindungsstatus im Dialog Kasse bearbeiten wieder auf den Button Diagnose:
 

oDer zweite 4-Ziffern-Block der Zertifikat-ID kann derzeit nicht aus der TSE ausgelesen werden. Sie können anhand des ersten Teils der Zertifikat-ID, die Sie zuvor ermittelt haben, die komplette Zertifikat-ID anhand folgender Liste herausfinden:

▪BSI-K-TR-0362-2019

▪BSI-K-TR-0412-2020

▪BSI-K-TR-0477-2021

▪BSI-K-TR-0563-2023

▪Alternativ finden Sie auf der Website des BSI eine komplette Auflistung aller möglichen Zertifikate.

3.Inbetriebnahme / Aktivierung der TSE: Das Datum, wann Sie die TSE aktiviert haben, wird im Dialog Kasse bearbeiten angezeigt.

4.Art / Bauform der TSE: USB-Stick

Ab dem 1. Januar 2020 ist die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssysteme vorgesehen. Danach muss für den, an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten, ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden.

•Sie benötigen zunächst eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Sie können die TSE bei uns im Online-Shop unter https://akuwin.de/produkt/akuwinoffice-tse/ bestellen.

•Wenn Sie die TSE vorliegen haben, müssen Sie die Kasse Ihres Arbeitsmandanten in AkuWinOffice einrichten.

•Anschließend können Sie die TSE am Kassen-PC aktivieren.

•Pro Mandant (Filiale) kann nur ein bestimmter PC als Kassen-PC festgelegt werden. An diesem PC wird die TSE angeschlossen und aktiviert.

•Sie können Kassenvorgänge nur unter dem Arbeitsmandanten durchführen, für den die TSE aktiviert wurde und an dem Kassen-PC angeschlossen ist.

•Alle Kassenvorgänge können dann nur noch an diesem Kassen-PC durchgeführt werden. Dazu zählen insbesondere: Barverkäufe, Kassenbuchungen, Kassenabschlüsse, OP-Ausgleich (Bar/Karte) und die Quittierung der Gesetzlichen Zuzahlungen.

•Kassiervorgänge können nicht mehr für andere Tätigkeiten unterbrochen werden. Wenn Sie das Barkassen-Modul schließen, wird der Kassiervorgang abgebrochen und die bereits eingefügten Positionen werden entfernt. (Sie haben weiterhin die Möglichkeit mit der Tastenkombination STRG+T, aus dem Barkassen-Modul heraus den Terminplaner aufzurufen)

•Auf Barkassenbelegen werden zusätzlich ein QR-Code und weitere Signatur-Daten in Textform mit ausgedruckt.

Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) gibt vor wie der Export der Kassendaten auszusehen hat. In der Folge ist die Prüfung der Transaktionsdaten für den Finanzamt-Prüfer einfacher und strukturierter möglich. Es handelt sich um vorgegebene Felder die in einer .csv-Datei mit den entsprechenden Inhalten befüllt und exportiert werden.

Die Technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE – ist ein vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierter Manipulationsschutz für Kassensysteme, der aus drei Bestandteilen besteht:

•Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul protokolliert Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs und sorgt dafür, dass sie sich später nicht mehr unerkannt verändern lassen.

•Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

•Einheitliche digitale Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.

Das TSE-Zertifikat ist 5 Jahre gültig. Sie müssen vor Ablauf der Gültigkeit eine neue TSE erwerben und einsetzen. AkuWinOffice wird Sie rechtzeitig vor dem Ablaufdatum darauf hinweisen.

•Bei der TSE handelt es sich um einen kleinen USB-Stick.

•Die TSE muss an dem PC angeschlossen werden, den Sie als Kassen-PC nutzen möchten.

•Schließen Sie die TSE an einen freien USB-Anschluss des Kassen-PC an.
Achtung: Bitte vermeiden Sie dabei etwaige USB-Verteiler. Für einen störungsfreien Betrieb muss die TSE direkt am PC angeschlossen werden.

•Sie sollten die TSE ggf. hinten am PC anschließen, so dass Sie nicht ohne Weiteres entwendet oder beschädigt werden kann.

1.Sie müssen die Ausfallzeit und den Grund für den Ausfall dokumentieren.

2.Sollte das Kassensystem ohne TSE weiterhin funktionieren, muss ein Hinweis auf jedem einzelnen Beleg erscheinen (z.B. die fehlende Transaktionsnummer oder eine eindeutige Kennzeichnung)

3.Sie können das Kassensystem weiterhin verwenden, auch wenn die TSE ausgefallen ist. Die Belegausgabepflicht ist von dem Ausfall nicht berührt.

4.Die Belegausgabepflicht entfällt bei Ausfall des Kassensystems oder der Druck- oder Übertragungseinheit.

5.Der Ausfallursache ist unverzüglich zu beheben, sodass schnellstmöglich die Anforderungen der 146a AO eingehalten werden.

Je Betriebsstätte/Einsatzort (Filiale) wird eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) benötigt.

Sie können die TSE bei uns im Online-Shop unter https://akuwin.de/produkt/akuwinoffice-tse/ bestellen.

Bei den von der TSE protokollierten Daten handelt es sich um digitale Grundaufzeichnungen. Diese müssen vor Verlust geschützt werden. Die erforderliche Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 10 Jahre und kann durch Betriebsprüfungen o.ä. verlängert werden.

Die TSE-Protokolldaten müssen im TAR-Dateiformat aufbewahrt werden. Dabei handelt es sich um ein einfach lesbares, nicht komprimiertes und nicht verschlüsseltes Archivformat, welches beim Export der TSE-Daten erzeugt wird.